KVKK Aydınlatma Metni

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca, veri sorumlusu sıfatıyla Maya Takip Yazılım (Canan Uçar) (“Maya Takip” veya “Platform”) tarafından kişisel verilerinizin işlenmesine ilişkin olarak sizi bilgilendirmek isteriz.

1. Veri sorumlusunun kimliği

• Unvan: Maya Takip Yazılım (Canan Uçar)
• Adres: Bahçelievler Mah. 71. Sok. No: 2/1 Erzincan
• E-posta: info@mayatakip.com
• VERBİS kaydı: Kayıt yükümlülüğü bulunmamaktadır.

2. İşlenen kişisel veriler

a) Üye (mali müşavir / büro yetkilisi ve personeli) verileri:

• Kimlik ve iletişim: ad-soyad, e-posta adresi, telefon numarası, büro/işletme unvanı.
• Fatura ve abonelik: vergi kimlik numarası, vergi dairesi, fatura adresi, ödeme bildirimi kayıtları.
• Hesap ve işlem güvenliği: giriş kayıtları, son giriş zamanı, oturum ve işlem günlükleri (log), IP adresi.
• Face ID / parmak izi ile giriş (geçiş anahtarı) kullanırsanız: cihazınızın ürettiği açık anahtar, anahtar kimliği, cihaz adı (tarayıcı bilgisinden, ör. “iPhone · Safari”), eklenme ve son kullanım zamanı. Yüz, parmak izi ve benzeri biyometrik verileriniz Maya'ya gönderilmez ve işlenmez; doğrulama yalnızca cihazınızın içinde yapılır. Bu özelliği Profil sayfasından dilediğiniz zaman kaldırabilirsiniz.
• Tercihler: bildirim ve bülten tercihleri, arayüz teması gibi kullanım ayarları.
• Maya Asistan (masaüstü programı) kullanımı: program sürümü, işletim sistemi sürümü, son bağlantı zamanı ve programın ilk açılışta ürettiği rastgele bir kurulum kimliği(bilgisayar adı veya donanım bilgisi toplanmaz); hizmetin geliştirilmesi amacıyla program modüllerinin kaç kez açıldığı ve kaç işlemin tamamlandığı (yalnızca sayı; mükellef, tutar veya dosya bilgisi içermez). Program bir hata verdiğinde ya da bir dosya okunamadığında, yalnızca onayınızla gönderilen teknik hata/sorun raporu; bu raporda hesap, IBAN ve kimlik numaraları maskelenir ve dosyanın tamamı gönderilmez. Bir banka dökümü okunamadığında, ayrıca ve açıkça onay vermeniz hâlinde dökümün kendisi Maya ekibine iletilir; bu dosya yalnızca o sorunun çözülmesi için kullanılır, başka hiçbir amaçla işlenmez veya üçüncü kişilerle paylaşılmaz, platformda saklanmaz ve sorun çözüldükten sonra silinir.
• Maya'yı telefonunuzda ana ekrandan ya da bilgisayarınızda masaüstü kısayolundan uygulama olarak açtığınızda: cihaz türü (iPhone, Android veya bilgisayar), tarayıcı adı (ör. Safari, Chrome), ilk ve son kullanım tarihi ile tarayıcınızın ürettiği rastgele bir cihaz kimliği. Bunun dışında cihaz modeli veya donanım bilgisi toplanmaz.
• Mai (Maya'nın yardımcısı) kullanımı: Mai'ye yazdığınız sorular cihazınızda, Maya'nın hazır yardım içeriğinden cevaplanır; yapay zekâya veya herhangi bir dış hizmete gönderilmez. Cevap bulunamazsa soru, yardım içeriğini geliştirmek amacıyla büro ve kullanıcı bilgisi ile sorunun sorulduğu sayfa adıyla birlikte Maya sunucusunda saklanır.
• Posta kutusu bağlantısı (“Outlook / Hotmail ile bağlan”, “Gmail ile bağlan”) kullanırsanız: bağlanan e-posta adresi, hesaptaki görünen ad ve sağlayıcının verdiği erişim yetkisi (yenileme anahtarı) şifrelenerek saklanır. Bu yetki yalnızca sizin Maya'da başlattığınız e-postaları (bildirim, beyanname/tahakkuk, cari ekstre vb.) sizin adresinizden göndermek için kullanılır; posta kutunuzdaki e-postalar, kişiler veya takvim okunmaz, saklanmaz, üçüncü kişilere aktarılmaz ve reklam ya da yapay zekâ eğitimi amacıyla kullanılmaz. Bağlantıyı Bildirim Ayarları'ndan dilediğiniz an kaldırabilirsiniz; kaldırıldığında yetki silinir. Maya'nın Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka bir uygulamaya aktarması, Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası ile Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartları dahil, bu politikaya uygundur.

b) Ziyaretçi verileri (siteyi yalnızca gezenler):

• Ziyaret sayacı için görüntülenen sayfa, yönlendiren adres ve geri döndürülemez biçimde özetlenmiş (hash'lenmiş) bir günlük parmak izi tutulur. Ham IP adresiniz saklanmaz; bu veri yalnızca tekil ziyaret sayımı içindir.
• Çerez ve analitik verileri (bkz. 5. madde).

c) Mükellef/müşteri verileri: Mali müşavir olarak sisteme girdiğiniz mükellef ve müşteri verileri bakımından veri sorumlusu sizsiniz; Platform bu verileri yalnızca size hizmet sunmak amacıyla veri işleyen sıfatıyla saklar ve işler. Bu ilişkinin koşulları Kullanıcı Sözleşmesi ile taahhüt altına alınmıştır.

3. İşleme amaçları

• Üyelik oluşturma, kimlik doğrulama ve hesap yönetimi.
• Abonelik, ödeme takibi ve faturalandırma süreçlerinin yürütülmesi.
• Hizmetin sunulması, sürdürülmesi, iyileştirilmesi ve hata ayıklanması.
• Bilgi güvenliğinin sağlanması, kötüye kullanım ve yetkisiz erişimin önlenmesi.
• Talep ve şikâyetlerin karşılanması, sizinle iletişim kurulması.
• Yasal yükümlülüklerin (vergi, ticaret, elektronik ticaret mevzuatı) yerine getirilmesi.
• Açık rızanız varsa ticari elektronik ileti (Maya Bülten) gönderimi.

4. Hukuki sebep

Verileriniz KVKK md. 5 kapsamında; sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması, hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi, meşru menfaat (bilgi güvenliği, hizmetin iyileştirilmesi) ve gerekli hâllerde açık rızanız hukuki sebeplerine dayanılarak işlenir. Bülten onayı yalnızca açık rızaya dayanır ve üyeliğin ön koşulu değildir.

5. Çerezler ve analitik

Sitede oturumunuzun sürmesi için tarayıcınızın yerel depolama alanı kullanılır (zorunlu). Ayrıca ziyaretçi davranışını anlamak için Google Analytics hizmetinden yararlanılır; bu hizmet tarayıcınıza çerez yerleştirebilir ve ölçüm verilerini kendi altyapısında işler.

Uygulamada oluşan hataların tespiti için Sentry hata izleme hizmeti kullanılır. Sistem, hata kayıtlarına kişisel veri eklenmeyecek biçimde yapılandırılmıştır.

Çerezleri tarayıcı ayarlarınızdan silebilir veya engelleyebilirsiniz; bu durumda oturum açma gibi zorunlu işlevler çalışmayabilir.

6. Aktarım ve yurt dışına aktarım

Verileriniz; hizmetin sunulabilmesi için barındırma (sunucu) sağlayıcısı, e-posta gönderim altyapısı ve yukarıda sayılan analitik/hata izleme hizmetleri ile sınırlı olarak ve gizlilik taahhüdü altında paylaşılır. Ayrıca yasal olarak yetkili kamu kurumlarına, mevzuatın öngördüğü hâllerde aktarım yapılabilir.

Yurt dışına aktarım: Google Analytics ve Sentry gibi hizmetlerin altyapıları yurt dışında bulunabilir; bu kapsamdaki aktarımlar KVKK md. 9 hükümlerine uygun olarak yapılır. Uygulamanın kendi verileri (mükellef, cari, beyan kayıtlarınız) yurt içindeki sunucularda barındırılır.

7. Maya'nın ortak e-posta hesabı üzerinden gönderim

Bildirim Ayarları'nda kendi e-posta hesabınızı tanımlamadığınız durumda, Maya üzerinden müşterilerinize ve mükelleflerinize gönderdiğiniz e-postalar (beyanname ve tahakkuk belgeleri, cari ekstre, bildirim, hatırlatma, duyuru vb.) Platform'un ortak e-posta hesabı (info@mayatakip.com) aracılığıyla, büronuzun adıyla gönderilir. Bu durumda:

• E-posta altyapısının işleyişi gereği gönderilen e-postaların birer kopyası ortak hesabın gönderilmiş öğelerinde, teslim edilemeyen e-postalara ilişkin otomatik bildirimler ise gelen kutusunda yer alır. Bu kayıtlar alıcı adresini, konuyu, e-postanın içeriğini ve eklerini kapsayabilir.
• Platform bu içeriklere yalnızca veri işleyen sıfatıyla; teslim durumunun izlenmesi, teslim edilemeyen e-postaların size bildirilmesi, kötüye kullanımın önlenmesi ve talep etmeniz hâlinde teknik destek verilmesi amaçlarıyla ve bu amaçlar için gerekli olduğu ölçüde erişebilir; başka bir amaçla kullanmaz, üçüncü kişilerle paylaşmaz.
• Alıcıların “Yanıtla” ile gönderdiği cevaplar büronuzun e-posta adresine yönlendirilir.
• Maya içinde her gönderim için alıcı, konu, tarih, teslim durumu, e-postanın metni ve eklerin dosya adları kaydı tutulur; böylece neyi kime gönderdiğinizi sonradan görebilirsiniz (Bildirim Ayarları → Gönderilen E-postalar, Müşteri Bildirimleri → Gönderilenler). Eklerin kendisi bu kayıtta saklanmaz; kişiye özel bağlantı içeren e-postaların metni de saklanmaz.
• Ortak hesaptaki kopyalar, yukarıdaki amaçlar ortadan kalktığında silinir.
• Bunu istemiyorsanız Bildirim Ayarları'ndan kendi e-posta hesabınızı tanımlayarak gönderimleri doğrudan kendi hesabınızdan yapabilirsiniz; bu durumda e-postalarınız Platform'un ortak hesabından geçmez.

Müşterilerinize ve mükelleflerinize ait bu verilerin veri sorumlusu siz olduğunuz için, ilgili kişileri bu gönderim yöntemi hakkında bilgilendirme yükümlülüğü size aittir.

8. Google / Microsoft ile giriş

“Google ile devam et” veya “Microsoft ile devam et” seçeneğini kullanırsanız, ilgili sağlayıcıdan yalnızca e-posta adresiniz, adınız ve e-postanızın doğrulanmış olup olmadığı bilgisi alınır; şifreniz Platform'a hiçbir şekilde iletilmez. Bu seçeneği kullanmak zorunda değilsiniz; e-posta ve şifre ile de kayıt olabilirsiniz.

Bildirim Ayarları'ndaki “Outlook / Hotmail ile bağlan” veya “Gmail ile bağlan” seçeneğinde sağlayıcıdan yalnızca e-posta gönderme izni (Microsoft: Mail.Send; Google: gmail.send) ve e-posta adresiniz istenir; posta kutunuzu okuma izni istenmez. Maya'nın Google API'lerinden aldığı bilgileri kullanması ve başka bir uygulamaya aktarması, Sınırlı Kullanım (Limited Use) şartları dahil Google API Hizmetleri Kullanıcı Verileri Politikası'na uygundur.

9. Saklama süresi

• Üyelik ve hesap verileri: üyelik ilişkisi sürdüğü sürece ve sona ermesinden sonra ilgili zamanaşımı süreleri boyunca.
• Fatura ve ödeme kayıtları: vergi mevzuatı gereği 10 yıl.
• İşlem güvenliği kayıtları (log): ilgili mevzuatın öngördüğü süreler boyunca.
• Ziyaret ve analitik kayıtları: özetlenmiş (kimliksizleştirilmiş) biçimde, istatistik amacıyla.
• Ticari elektronik ileti onay/ret kayıtları: mevzuatın öngördüğü süre boyunca.

Sürelerin sonunda veriler silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

10. Veri güvenliği tedbirleri

• Şifreler geri döndürülemez biçimde (hash) saklanır; düz metin olarak tutulmaz.
• Büroların e-posta gönderim hesabı bilgileri şifrelenerek saklanır.
• Her büro yalnızca kendi verisine erişir; erişim kullanıcı rolü ve modül izinleriyle sınırlandırılır.
• Bağlantılar TLS ile şifrelenir; giriş denemeleri hız sınırına tabidir.
• Dosya erişimi yalnızca izin verilen dizinlerle sınırlıdır.
• Maya Asistan masaüstü programında GİB ve SGK giriş bilgileriniz yalnız kendi bilgisayarınızda, Windows Kimlik Bilgileri Yöneticisi'nde saklanır; Platform'a iletilmez ve sunucuda tutulmaz. GİB ve SGK sistemlerine erişim kendi bilgisayarınızdan, sizin başlattığınız işlemlerle yapılır; güvenlik (doğrulama) kodunu her zaman siz girersiniz.
• Veritabanı düzenli olarak (her gece) yedeklenir; saklama süresi dolan yedekler silinir.
• Teknik destek ve hata giderme amacıyla Platform yetkilisince hesabınıza sağlanan erişimler süre sınırlıdır ve kayıt altında tutulur; bu erişimde şifre, e-posta adresi ve hesap silme gibi hesap kimliğine ilişkin işlemler yapılamaz.

11. Otomatik karar verme

Platform, hakkınızda hukuki sonuç doğuran veya sizi önemli ölçüde etkileyen otomatik karar verme ya da profilleme faaliyeti yürütmez.

12. Ticari elektronik ileti (Maya Bülten)

Kayıt sırasında Maya Bülten onayı vermeniz hâlinde; Maya'daki yenilikler, kampanyalar, duyurular ve özel gün kutlamaları gibi tanıtım ve bilgilendirme içerikli ticari elektronik iletiler e-posta yoluyla tarafınıza gönderilebilir. Bu onay tamamen isteğe bağlıdır, üyeliğin ön koşulu değildir ve dilediğiniz an geri alınabilir.

Aboneliğinizi, her iletinin sonundaki “abonelikten çık” bağlantısıyla ya da info@mayatakip.com adresine bildirimde bulunarak tek adımda sonlandırabilirsiniz; bu durumda tarafınıza yeni ticari elektronik ileti gönderilmez. Onay ve ret kayıtlarınız, 6563 sayılı Kanun ve İleti Yönetim Sistemi (İYS) mevzuatına uygun olarak tutulur. Üyelik ve hizmete ilişkin zorunlu bilgilendirmeler (doğrulama, fatura, güvenlik uyarıları) bu kapsamda olmayıp bülten onayından bağımsız olarak gönderilir.

13. Haklarınız (KVKK md. 11)

Kişisel verilerinizle ilgili olarak şu haklara sahipsiniz:

• Kişisel verinizin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme.
• İşlenme amacını ve amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme.
• Yurt içinde veya yurt dışında verilerin aktarıldığı üçüncü kişileri bilme.
• Eksik veya yanlış işlenmişse düzeltilmesini isteme.
• Şartları oluştuğunda silinmesini veya yok edilmesini isteme.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme.
• Otomatik sistemlerle analiz sonucu aleyhinize bir sonuç doğmasına itiraz etme.
• Kanuna aykırı işleme sebebiyle zarara uğramanız hâlinde zararın giderilmesini talep etme.

14. Başvuru usulü

Taleplerinizi, Veri Sorumlusuna Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Tebliğ'e uygun olarak şu yollardan biriyle iletebilirsiniz:

• Sistemde kayıtlı e-posta adresinizden info@mayatakip.com adresine yazarak (en hızlı yol),
• Güvenli elektronik imzalı ya da mobil imzalı bir başvuruyu yine info@mayatakip.com adresine göndererek,
• Yazılı (ıslak imzalı) olarak Bahçelievler Mah. 71. Sok. No: 2/1 Erzincan adresine ileterek.

Başvurunuzda ad-soyadınızı, başvuru yazılı ise imzanızı, T.C. kimlik numaranızı (yabancı iseniz uyruğunuzu ve pasaport numaranızı), tebligata esas adresinizi ve talebinizin konusunu açıkça belirtmeniz gerekir.

Talepleriniz, niteliğine göre en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır; işlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'nca belirlenen tarifedeki ücret alınabilir. Başvurunuzun reddedilmesi hâlinde Kişisel Verileri Koruma Kurulu'na şikâyette bulunma hakkınız saklıdır.